Tin tức

Học ngay cách xử lý đơn hàng của những "ông lớn" trong ngành dễ thành công


Ngày nay, các kênh bán hàng online tại nước ta đang có xu thế phát triển một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của thị trường này cũng kéo theo những yêu cầu khắt khe hơn cho các doanh nghiệp tham gia.

Các bước của quy trình xử lý đơn hàng thông dụng

Để làm được điều này, các đơn vị bán hàng phải có được một quy trình xử lý đơn hàng online nhanh chóng, thuận tiện và thân thiện với khách hàng. Có những khách hàng đã từng hủy đơn hàng online do những rắc rối nảy sinh trong quá trình này.

ppppppppppp

Quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng thường được gói gọn trong các bước sau:

  • Khách hàng tiến hành đặt hàng
  • Doanh nghiệp tiến hành tiếp nhận đơn hàng, tạo vận đơn
  • Tiến hành đóng gói đơn hàng
  • Tiến hành xuất kho hàng hóa
  • Giao hàng cho khách

Trong đó mỗi bước của quy trình xử lý đơn hàng được tiến hành nối tiếp nhau và có quan hệ mật thiết đến nhau. Nếu như một bước trong quy trình xử lý đơn hàng của khách hàng có vấn đề hoặc phát sinh biến cố thì đều có thể dẫn đến những kết quả sai khác. Thậm chí, có thể khiến khách hàng hủy đơn, mất uy tín của doanh nghiệp hoạt động bán hàng online.

Bước đầu, sau khi tiếp cận được với sản phẩm, dịch vụ mình cần, khách hàng sẽ để lại thông tin cá nhân cùng với thông tin về hàng hóa. Có thể là thông qua gọi điện thoại hoặc sử dụng các ứng dụng Facebook, Zalo,…

Sau đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình xử đơn đặt hàng với việc cử người tiến hành xác nhận đơn hàng, tạo đơn hàng và thực hiện các quy trình tiến hành đóng gói cũng như xuất kho. Cuối cùng là vận chuyển hàng hóa hoặc thuê đơn vị vận chuyển hàng theo yêu cầu đến cho khách và khách hàng thanh toán tiền cho sản phẩm.

Về cơ bản đây là những quy trình xử lý đơn hàng được áp dụng một cách rộng rãi tại nhiều nơi, bởi đa số các đơn vị bán hàng online. Tuy vậy, khi doanh nghiệp phát triển, có một thị phần rộng lớn hơn với một số lượng đơn hàng tăng nhanh theo thời gian, doanh nghiệp sẽ gặp phải những vấn đề: đơn hàng bị tồn đọng, khả năng lao động của nhân viên bị ảnh hưởng, hoạt động giao hàng có vấn đề,… dẫn đến những hậu quả không hề mong muốn. Đến lúc này doanh nghiệp buộc phải lựa chọn: “Thay đổi hay là chết?”

Không thể đứng yên nhìn các vấn đề phát sinh kéo lùi doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng nhưng cũng chưa có sự định hướng rõ ràng cho những bước đi tiếp theo trong việc thay đổi quy trình xử lý đơn hàng, lúc này việc học hỏi từ các doanh nghiệp đi trước trở nên vô cùng cần thiết. Những tên tuổi lớn trong lĩnh vực này sẽ để lại những bài học kinh nghiệm vô cùng đắt giá.

Phương pháp xử lý đơn hàng của những công ty lớn

Quá trình đặt hàng của khách hàng

Sự thay đổi về quy trình bán hàng online phải được hướng đến với mục tiêu mang lại sự trải nghiệm thuận tiện nhất cho khách hàng. Trong đó, điều kiện tiên quyết là phải thay đổi phương thức đặt hàng của khách hàng sao cho phù hợp.

Một website bán hàng với tính năng “giỏ hàng” kết hợp cùng với khả năng thanh toán điện tử ngay trên trên website bán hàng của doanh nghiệp hoạt động song song thậm chí là thay cho phương pháp cũ sẽ giúp khách hàng cảm thấy thuận tiện và nhanh chóng hơn. Khách hàng sẽ nắm được số lượng hàng còn, hàng hóa đã mua nhanh chóng còn doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng kiểm soát được đơn hàng. Việc thanh toán với phương thức này cũng tiện lợi hơn rất nhiều.

Hiện nay, các hãng kinh doanh online lớn đều sử dụng phương pháp này. Với hãng bán lẻ hàng đầu thế giới Amazon, quá trình tiếp nhận đơn hàng hiệu quả như vậy mới có thể giúp hãng bán lẻ này tiếp cận với khách hàng ở nhiều nơi trên thế giới.

Quy trình xử lý đơn hàng của các công ty

Quy trình xử lý đơn hàng của các công ty

Quá trình tiếp nhận và làm vận đơn

Đối với một doanh nghiệp bán hàng online, tiếp nhận đơn và làm vận đơn mang vai trò là bước kết nối giữa các hoạt động trong suốt quy trình xử lý đơn hàng online. Nhầm lẫn về thông tin địa chỉ khách hàng, thông tin về hàng hóa sẽ ảnh hưởng trước tiên là đến khả năng kinh tế và về lâu dài là đến thương hiệu, hình ảnh của bản thân doanh nghiệp. Nhất là khi doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng, số lượng đơn hàng trở nên quá lớn đối với khả năng của nhân sự trong bộ phận.

Để giảm thiểu những khó khăn, sai sót có thể xảy ra trong quá trình thực hiện quy trình xử lý đơn hàng của khách hàng, doanh nghiệp có thể xem xét đến việc tăng tính năng tự động hóa cho quá trình này. Với sự ra đời của các loại thiết bị và ứng dụng hỗ trợ ngày nay, việc tiếp nhận đơn hàng và làm vận đơn có thể nhanh chóng được hoàn tất với chi phí được rút gọn rất nhiều so với cách làm truyền thống.

Trong quy trình xử lý đơn đặt hàng của Lazada, khách hàng có thể tiếp cận mã vận đơn để theo dõi quá trình hành trình của đơn hàng. Qua đó sẽ tạo được sự tin cậy của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Quá trình đóng gói hàng hóa

Đóng gói hàng hóa là quy trình tiếp nối quá trình tạo vận đơn. Do tính chất công việc, hầu như các bước được thực hiện một cách thủ công kết hợp với một số hoạt động tự động hóa ở mức vừa phải.

Quy trình xử lý đơn đặt hàng của Amazon là điều mà bất cứ doanh nghiệp bán hàng online cũng nên học hỏi. Tại Amazon, quy trình này được chuyên môn hóa cao. Với sự hỗ trợ của dây chuyền tự động, các bộ phận nhân viên được chuyên môn hóa trong từng công đoạn của quy trình đóng gói. Với cách này, nhịp độ làm việc trong quy trình xử lý đơn đặt hàng của Amazon đã tăng cao, đồng thời cũng giảm đi sự mệt mỏi của nhân công, thúc đẩy hiệu quả của công việc.

Quá trình xuất kho

Tại nhiều nơi, người đảm nhiệm vai trò xuất kho cũng đồng thời là người đóng gói sản phẩm. Hàng hóa trước khi xuất đi cần kiểm tra để đảm bảo phù hợp với các thông số trên đơn hàng về chất lượng, chủng loại, giá thành,… Người xuất kho cũng là người chịu trách nhiệm chính khi hàng hóa được chuyển tới cho đơn vị làm công việc giao hàng.

Để việc xuất kho diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống quản lý kho điện tử để quản lý quá trình nhận/xuất hàng. Đồng thời cũng thường xuyên tiến hành kiểm kê hàng hóa nhằm nhận biết và tránh việc hàng hóa bị thừa thiếu hay hư hại.

Quá trình giao hàng

Bước cuối cùng của quy trình xử lý đơn hàng là giao hàng hóa cho khách hàng. Đôi khi đây cũng chính là người đảm nhận nhiệm vụ thu tiền thanh toán của khách hàng. Thậm chí, nếu hàng bị trả lại hoặc khách hàng hủy đơn, nhân viên giao hàng cũng có nhiệm vụ tham gia xử lý.

Với tùy từng quy mô của doanh nghiệp mà khả năng vận chuyển có thể khác nhau. Chẳng hạn với Lazada hay Nhanh.vn, việc vận chuyển do chính công ty đảm đương thực hiện. Với lợi thế về khả năng vận chuyển, quy trình xử lý đơn đặt hàng của Lazada do vậy cũng tránh được những thiếu sót do phải qua các bước trung gian.

Với sự tăng trưởng nhanh chóng của ngành kinh doanh qua mạng tại Việt Nam và trên thế giới, các doanh nghiệp bán hàng online cũng cần phải liên tục thay đổi quy trình xử lý đơn hàng để hòa nhập. Trong đó, học hỏi những kinh nghiệm từ các công ty, doanh nghiệp đi trước để vận dụng vào bản thân cũng là phương án khả dĩ cho doanh nghiệp hiện nay.

Tags

Tin nổi bật